صحيفة السوسنة الأردنية

 

1. قم بتفعيل خاصية "التراجع عن الإرسال Undo Send" في اللحظة الأخيرة

 

هل لاحظت أخطاء إملائية كبيرة في رسائلك بعد أن كبست زر "إرسال" بالفعل؟ أو أرسلت رسالة لشخص ما بالخطأ، أو نسيت أن تذكر فيها أمراً هاماً؟

 

هذه الخاصية متاحة في بريد "Gmail" لتمكنك من التراجع عن إرسال رسالتك بتأخير إرسالها لبضع ثوان حتى تتمكن من تعديلها.

 

لتفعيلها... قم بالدخول إلى "إعدادات Settings" ومنها إلى قائمة "عام General".

 

2. استخدام الردود الجاهزة لتوفير وقت الصياغة

 

هناك نسبة مدهشة من رسائل البريد الإلكتروني التي نكتبها تكون متشابهة إلى حد ما، أو تشبه رسالة قد أرسلناها بالفعل في الآونة الأخيرة. تلك الرسائل الموحدة يمكنك أن تجمعها بخاصية "الردود المُعلَّبة Canned Responses"، ومن ثم تقوم بالتعديل فيها وتخصيصها بعض الشيء لتكون بمثابة إجابة مناسبة لكل فرد ترسل إليه نفس الرسالة. ثم تحفظ هذه الردود في ملفات خاصة بك على بريدك بحيث يمكنك استرجاعها وإعادة استخدامها في وقت لاحق.

 

لتمكين الردود المعلبة، ادخل إلى خيارات Options، ومنها إلى "إعدادات Settings"، ثم "مختبرات Labs"، واختر "الردود المعلبة Canned Responses".

 

3. استخدم بريد "غوغل" دون اتصال بالإنترنت كذلك "أوفلاين"

 

أحياناً ترغب في الاستمرار في العمل في أوقات لا تكون متصلاً فيها بشبكة الإنترنت. أو تحب الانقطاع عن الاتصال بالشبكة للتركيز على بعض المهام الإبداعية، ومع ذلك فستحتاج في كثير من الأحيان للرجوع مرة أخرى إلى الوثائق والرسائل ووسائل الاتصال التي يوجد معظمها في صندوق البريد الخاص بك.

 

يمكنك استخدام بريد "Gmail" بدون اتصال بالإنترنت Gmail Offline والذي يسمح لك بقراءة بريدك الإلكتروني والرد على جميع الرسائل، والبحث والأرشفة دون الوصول إلى الشبكة. سيكون هذا التطبيق مفيداً خاصة لأولئك الذين يركبون القطار، الطائرة، القوارب أو البواخر ويجدون نقصاً في الاتصال الخلوي wi-fi.

 

يمكنك تفعيل تلك الخاصية من خلال الذهاب إلى القائمة menu في الجهة اليسرى (المكونة من ثلاثة صفوف أفقية) ومنها إلى الإعدادات settings ثم اختيار (تفعيل جيميل أوفلاين Turn on).

 

4. أوقف صندوق الوارد الخاص بك للحد من التشتت

 

عدّاد الرسائل الذي يظهر في أعلى تبويب بريدك الإلكتروني يزعج الكثيرين، خاصة الذين يستقبلون العديد من رسائل البريد خلال الساعة الواحدة، حيث إنه يعمل على تشتيت تركيزك بدرجة كبيرة! تظل تقول: (وصلوا إلى 10 رسائل... يجب أن ... أتحقق منهم.. أم ليس الآن؟...).

 

لذا هناك حل يُجنّبك هذا التشتيت أثناء عملك، ودون أن تغلق تبويب البريد الإلكتروني في المتصفح، وذلك عن طريق استخدام الإضافة Inbox Pause التي بمجرد إضافتها للمتصفح، يمكنك الضغط على زر إيقاف إظهار تحديثات البريد الإلكتروني (حتى إنها لن تظهر في صندوق الوارد الخاص بك)، وإعادة الضغط عليه مرة أخرى عندما تكون مستعداً لاستقبالها.

 

من خلال هذا التطبيق ستقوم بالضغط على "أوقف" صندوق الوارد، ثم قم بعملك بتركيز تام، وإذا أردت استقبال رسائلك "فألغِ الإيقاف المؤقت" لجلب جميع الرسائل الجديدة.

 

5. قم بالتخلص من فوضى الاشتراكات

 

جميعنا يشترك في العديد من القوائم البريدية ويصله منها كم لا بأس من رسائلها على بريده، وبالتالي سيكون من الأفضل السيطرة عليها لإحداث فرق لطيف على صندوق بريدك.

 

أداة Unroll.me المجانية ستساعدك في تنظيم الاشتراكات الخاصة بك في دقائق. بعد الاشتراك، يمكنك إلغاء الاشتراك فورا من كل النشرات البريدية التي لا تريد. وحفظ ما ترغب كما هو.

 

6. حافظ على بريدك آمناً

 

ذا كان الجيميل يمثل جزءاً هاماً في اتصالاتك، الوثائق وأرقام الهواتف، بالإضافة إلى خدماته الأخرى كالصور والفيديو والبحث. هذا يعني أنه من المهم الحفاظ على كل تلك المعلومات آمنة.

 

أفضل طريقة للحفاظ على سلامة بريدك هي تفعيل "مصادقة العاملين two-factor authentication"، العاملين يقصد بهم التأكد من حساباتك بكلمة المرور وإدخال رمز بريدي يصلك عبر رسالة قصيرة SMS على هاتفك. هنا ستجد طريقة تفعيلها من "غوغل".

 

في العديد من الخدمات الأخرى مثل دروب بوإكس، وابل، فيسبوك، تويتر، ستجد أيضاً إمكانية استخدام "مصادقة العاملين".

 

7. احصل على إخطارات مشاهدة المتسلمين لرسائلك

 

خاصة إذا كنت تبحث عن وظيفة وتراسل العديد من الشركات، أو كنت تعمل بالفعل في مجال المبيعات، فإنه ينهي الكثير من التخمين بشأن رسائل البريد الإلكتروني. هل وصلت وشاهدوا رسالتي بعد أم لا؟ بل ستكون متأكداً إذا كانوا شاهدوها وفي أي وقت.

 

هذه الأداة Sidekick تأتيك بإخطارات حول تصفح المتسلمين لرسائلك، كما هي الحال مع الـ"WhatsApp" أو "فيسبوك".ارقام