صحيفة السوسنة الأردنية

هناك الكثير من الخطط والبرامج والاستراتيجيات والتوصيات في جميع قطاعات العمل تقريبا، ولكن نسبة التنفيذ والنتائج بالغالب غير مرضية، وأحد أهم الأسباب هو ضعف او عدم متابعة التنفيذ، وأحيانا عدم وضوح الخطط والأهداف بشكل الكافي، خاصة في الأجهزة العامة، كما ان هناك ان بعض القرارات تصدر أحياناً دون الإشارة في مضمون القرار إلى الجهة المكلفة بالمتابعة او مدة التنفيذ. لذلك فهناك مشكلات تتكرر بشكل سنوي في بعض القطاعات، مثل الأخطار الناتجة عن الثلوج والأمطار المتمثلة بالفيضانات في بعض الأماكن وانهيار السدود الترابية، وخراب بعض الطرق، والحوادث المرورية، وحوادث الكهرباء ..الخ، ونظراً لضعف المتابعة تستمر مثل هذه المشكلات وتتكرر.
 تعاني العديد من الأجهزة من ضعف عنصر المتابعة، فالمهام تذهب إلى الإدارات المختصة وفق تسلسل محدد، ووضوح في الاختصاص، ولكن متابعة التنفيذ تظل دائماً هي الحلقة الأضعف في العملية الإدارية. ويعتمد بعض المسؤولين في المتابعة على الذاكرة فقط، وعلى الثقة بالأشخاص المكلفين بالمهام، وقد تمضي الأيام ويغرق الموظفون في زحام العمل وكثرة المهام، وعدم جدولة العمل وفق أوليات محددة، وتنتهي المدة المحددة - إن كان يوجد مدة محددة - ثم يتضح وبالصدفة ان المهمة لم تنفذ.
من الناحية العملية، فان لكل جهاز اداري مجموعة الأعمال والنشاطات اللازم القيام بها لتحقيق الأهداف المحددة من قبل المجالس العليا، ويقوم كل جهاز بتوضيح وتعيين الاختصاصات اللازمة وتوضيح آلية التنفيذ والمتابعة والتي ينبغي ان لا تقتصر على مدير الإدارة بل تمتد إلى السلطة الاعلى كالوزير نفسه حيث انه المسؤول المباشر أمام مجلس الوزراء. 
لا شك ان الوضوح يساعد في عملية المتابعة، ولكن هذا لا يكفي ما لم توجد آلية عملية تستثمر التقنيات الإدارية لهذا الغرض ذلك ان الذاكرة البشرية غير قادرة على متابعة كل شيء، ولذلك فإن التقنية تساعد المديرين على المتابعة. ومن الوسائل المساعدة أيضاً طلب إعداد تقارير دورية عن تقدم العمل وما يتحقق من إنجاز في كل مرحلة، وعن المعوقات ان وجدت. فليس من المنطق الانتظار لحين انتهاء مدة التكليف بالمهمة وقد تكون سنة كاملة ثم القول في النهاية عدم التمكن من إنجاز المهمة لوجود مشكلات ومعوقات هي كذا وكذا، فهذا أسلوب أقل ما يقال عنه إن صاحبه لا يبحث عن النجاح.
المتابعة إذن عنصر مهم في العملية الإدارية. أعتقد أننا لو قمنا بمراجعة الأداء الإداري للعديد من الأجهزة الحكومية فسوف نكتشف ان الحلقة الأضعف في هذا الأداء هي حلقة المتابعة.
E-mail:ikhlouf@yahoo.com