فن ادارة الندوات

الكاتب : أ.د.فايز ابو عريضة

عندما تنظم جهة ما ندوة تخصصية في مجالات مختلفة سياسة او اجتماعية او اقتصادية او رياضية وغير ذلك من العلوم الانسانية والتطبيقية، تاخذ في اعتبارها كل العوامل التي تساهم في انجاحها وتحقيق اهدافها، والتي تكمن في عدة عوامل اهمها الاعداد المسبق ولفترة كافية لاتاحة الفرصة للمستهدفين والمدعوين المشاركة بفاعلية دون اللجوء لتجميع عشوائي لملئ المدرجات من الطلبة او الموظفين او جمهور المارة، وياتي اختيار الوقت والتوقيت في ذلك اليوم بحيث لا يتعارض او يتقاطع من فعاليات أخرى او مناسبات وطنية وخلاف ذلك من المناسبات التي تخطف الاضواء والجهمور،. وياتي اختيار المتحدين بدقة وبمهنية دون مجاملة، وتبقى قضية ادارة الندوة من اهم عوامل نجاح الندوة وينصح بعدم المبالغة في تقديم المتحدثين بشكل يرفع نسبة التوقع منهم كأن تقدم شخصا بانه البطل الهمام او الحائز على جائزة نوبل للعلوم او اقترب من اكتشاف لقاحا للكورونا، وعندما يبدا المتحدث اياه قد يتفاجئ الحضور بتواضع المستوى وهبوط مستوى التوقع بدرجة ينسحب عليه المثل الشعبي الذي يقول( يا شايف الزول يا خايب الرجا)،، وعلى من يتولى ادارة الندوة الاختصار في التقديم والإجراءات الشكلية التي قد تكون على حساب وقت المتحدثين وان لا يقاطع المتحدث سواء بالتداخل والتعقيب الا اذا اقتضت الضرورة، واختيار المتداخلين من الحضور بعناية ويفترض في من يدير الندوة امتلاك مهارات الاستشعار(Remote Sinsing) لسلوك الحضور الإيجابي او السلبي، وإجادة استخدام لغة الجسد( Body Language) التي تساهم في ضبط ايقاع الحوار واحتواء المتداخلين والالتزام بضبط الوقت وتوزيعه بعدالة، وإجادة الانتقال في المواقف بسلاسة من أقصى اليسار إلى اليمين دون ان يشعر الحضور بذلك، وان لا ينهي دون الاشادة بجهود الجنود المجهولين الذين ساهموا في إنجاح اللقاء، بعيدا عن التملق للمسؤولين، وفي النهاية يوحي بسؤال استنتاجيا يحاكي ما تم تداوله في الندوة لضمان استمرارية ردود الفعل لدى الحضور للتواصل مع المتحدثين مباشرة او عبر التواصل الاجتماعي مستقبلا؟؟